Jedna z podstawowych zasad zarządzania mówi, że jeśli chcemy mieć dobrze wykonaną pracę, musimy dać dobrą pracę do wykonania. Dobra praca natomiast to przede wszystkim praca celowa, dobrze zaplanowana i zorganizowana.
Dwaj eksperci z zakresu organizacji i zarządzania, Thomas J. Peters i Robert H. Waterman, przebadali najbardziej efektywne firmy amerykańskie, które cechują od lat nie tylko wysokie zyski, ale również niezwykle wysoka trafność w zakresie zaspokajania potrzeb klientów, a także umiejętność zaspokajania potrzeb własnych pracowników. Wśród analizowanych firm znalazły się między innymi znane również doskonale w Polsce: Hewlett-Packard, IBM, McDonald’s, Levi Strauss i wiele innych. Autorzy po dokładnej analizie organizacji pracy wybranych firm stwierdzili, że łączy je osiem wspólnych cech, które stanowią o jakości a zarazem skuteczności ich organizacji i zarządzania:
- skłonność do działania,
- trzymanie się blisko klienta,
- zachęcanie pracowników do samodzielności,
- budowanie wydajności firmy poprzez pracę wszystkich pracowników,
- aktywne zaangażowanie pracowników oparte o określony system wartości,
- skupianie się na robieniu tego, na czym firma zna się najlepiej,
- prosta struktura,
- zarządzanie poprzez połączenie dyscypliny i swobody.
Jak wynika z powyższych punktów, podstawowe pojęcia, jakie łączą się ze skutecznym działaniem organizacji, to przede wszystkim: aktywność, klient, pracownik, kierowanie oraz wartości.
Dobra organizacja opiera się na trzech obszarach: ludziach, zasobach i planowaniu. Dla optymalnego funkcjonowania oraz rozwoju danej firmy niezbędne jest pozyskanie do pracy odpowiednich osób, a także zapewnienie im optymalnych warunków pracy. Z perspektywy kierownika niezbędna jest pełna świadomość zasobów, jakimi dysponuje zarządzana przez niego firma. Warto zwrócić uwagę, że wspomniane zasoby to nie tylko baza firmy, czyli jej zasoby materialne, ale również dorobek, sprawność struktury organizacyjnej, model zarządzania oraz system priorytetów znanych, akceptowanych i uwzględnianych w codziennej pracy przez ogół pracowników.
Na pewno niezwykle ważnym czynnikiem decydującym o sprawności organizacyjnej są kompetencje oraz cechy osobowościowe zatrudnionych w niej ludzi. Bardzo ważne, by byli oni nie tylko dobrymi fachowcami w swej dziedzinie, ale również by byli otwarci na zmiany, chętni do współdziałania oraz zaangażowani.
Ważne też, by byli skłonni do akceptowania i twórczego rozwijania ogólnych priorytetów, dzięki czemu wszyscy (a przynajmniej większość) wspieraliby poprzez swoje działania ogólne cele firmy. Cele zaś to podstawowy element planowania. Warto wiedzieć, że dla skutecznej organizacji pracy, a także działań kierowniczych umożliwiających kontrolę oraz motywowanie pracowników, planowanie jest działaniem podstawowym. Planowanie określa bowiem perspektywę oraz efekty działań podejmowanych w firmie. W efekcie możemy skutecznie nie tylko angażować innych do działań wspierających cele strategiczne, ale również sprawdzać i ukierunkowywać konkretne działania poszczególnych pracowników.
Dobra firma to taka, która dba zarówno o swoich klientów, jak i pracowników, która pilnie bada ich oczekiwania oraz potrzeby i dla której podstawą funkcjonowania są wspólne wartości, chęć działania i akceptacja zmian.
Organizacja pracy może być znaczącym źródłem motywacji. Siła motywacyjna organizacji pracy będzie zależeć od stworzenia takich warunków organizacyjnych, które będą odpowiadać oczekiwaniom pracowników. Z kolei na nie będą wpływać cechy społeczno-osobowe pracowników, m.in. takie, jak: poziom wykształcenia, wiek, czy też system wartości ukształtowany w określonym środowisku czy kulturze.
Formy organizacji pracy należałoby rozpatrywać w dwóch płaszczyznach: pierwszej związanej z dodaniem czynności typu wykonawczego z tego samego poziomu pola pracy (tego samego szczebla hierarchicznego instytucji); i drugiej, polegającej na dodaniu do istniejących czynności wykonawczych elementów czynności kierowniczych (planowania swojej pracy i jej kontrolowania), czyli zadań, które uprzednio należały do przełożonych. Następuje tutaj ilościowe i jakościowe zwiększenie pola pracy. Typowe dla tej płaszczyzny pola pracy są: metoda wzbogacania treści pracy, grupowe formy pracy oparte na autonomii, oraz pewnego rodzaju rozszerzanie zakresu zadań.
Rotacja pracy polega na systematycznym przechodzeniu od jednej czynności roboczej do drugiej, np. co kilka godzin, co tydzień, czy też rzadziej. Celem takiej rotacji jest przejście od pracy jednorodnej, nużącej, przy której nie można wykorzystać zdobytych kwalifikacji, do zajęć różnorodnych, umożliwiających wykorzystanie zdobytej wiedzy lub jej poszerzenie przez nauczenie się nowych specjalności. W tym drugim wypadku rotacji powinno towarzyszyć szkolenie zawodowe. Rotacja zadań jest antidotum na pracę zrutynizowaną, monotonną, a tym samym nieciekawą, czyli przeciwdziała zmęczeniu psychicznemu. Rotacja pracy służy również rozszerzaniu i zdobywaniu nowych kwalifikacji i umiejętności kierowniczych. Stosuje się ją jako jeden z rodzajów szkolenia, a także jako realizację zaplanowanej ścieżki kariery. Program rotacji może obejmować poznawanie poszczególnych departamentów instytucji lub jej filii zamiejscowych w kraju lub za granicą. [1]
W organizacji pracy duże znaczenie odgrywa również umożliwienie pracownikowi planowania swojej pracy i kierowanie nią wraz z ponoszeniem za nią całkowitej odpowiedzialności. Efektem tych zmian jest wzrost samodzielności działania pracownika i przejęcie przez niego funkcji należących dotychczas do jego zwierzchnika. Uczestnictwo w takiej formie organizacji pracy jest przykładem właściwego wykorzystania wiedzy, ambicji. Daje poczucie niezależności, tworzy warunki dalszego rozwoju, a w rezultacie daje poczucie satysfakcji z pracy. Dobre rezultaty daje również praca grupowa. Obserwacja światowych rozwiązań organizacyjnych pokazuje, że system pracy grupowej nie traci na aktualności, ale wręcz przeciwnie – staje się wyzwaniem dla każdej sfery pracy. Przedsiębiorstwa, w których przywiązuje się wagę do stosowania pracy grupowej, osiągają wyższe wyniki ekonomiczne. Z praktyki amerykańskich firm wynika, ze efekty pracy grupowej stają się lepsze, jeśli przy jej projektowaniu zwraca się szczególną uwagę na: przyjmowanie kandydatów do pracy pragnących zaspokojenia potrzeby samorealizacji (rozumianej w kategoriach rozwoju i autonomii), sprzyjającą autonomii pracowniczej kadrę kierowniczą oraz kulturę organizacyjną preferującą otwartość w komunikowaniu się, dbałość o pracownika i jakość pracy. Wprowadzeniu pracy grupowej służy również przekonanie o korzyściach usprawniających proces kierowania dzięki spłaszczeniu struktury organizacyjnej.[2]
Pozostają jeszcze typowo ekonomiczne kwestie organizacji pracy. Dla pracodawców pozostaje problem, jak w pomieszczeniach optymalnie zorganizować prace, zaprojektować stanowiska pracy. Sam pracodawca musi być często projektantem stanowisk pracy w swojej firmie i głównym kryterium decyzji, jakie podejmuje jest stworzenie takiej organizacji stanowisk, aby praca była wydajna. Na szczęście świadomość, że dobra jakość i wydajność pracy są do osiągnięcia, gdy organizacje pracy pracownik postrzega jako optymalną – jest już coraz powszechniejsza wśród pracodawców. Optymalnie – to znaczy dobrze z zasadami ergonomii. Na tę krótką definicję składa się jednak cała wiedza: o celach i charakterze pracy, zasadach nowoczesnej organizacji pracy, obowiązujących przepisach prawa pracy i bhp, a wszystko to podporządkowane jest możliwościom psychofizycznym pracownika, które warunkują prawidłowe wykonanie tej pracy. Podstawowa zasada: tak projektować optymalne warunki pracy, aby dostosować je do celów i charakteru tej pracy.
[1] Z. Janowska, Zarządzanie zasobami ludzkimi, PWE, Warszawa 2002, s. 176-177
[2] Ibidem, s. 182-186