Komunikowanie się jest to proces wymiany znaczeń za pomocą słowa mówionego i pisanego, symboli oraz mowy ciała ukierunkowany na uzgadnianie przekonań, wartości, opinii, postaw i koordynowanie zachowań osób podejmujących aktywność komunikacyjną.[1]
Występują trzy główne podejścia do komunikowania się, biorąc za podstawę sposób dokonywania wymiany znaczeń: asertywne, nieasertywne oraz agresywne komunikowanie się.
Procesy komunikowania się w organizacji występują w wielu formach, które można klasyfikować na podstawie różnych kryteriów. Przyjmując jako kryterium stopień formalizacji, wyróżniamy:
- komunikację formalną – dokonuje się w ramach oficjalnie istniejących kanałów informacyjnych;
- komunikację nieformalną.
Biorąc za podstawę podziału kierunek komunikowania się możemy wyróżnić:
- komunikację pionową – odbywa się ona między osobami znajdującymi się na różnych poziomach hierarchii organizacyjnej i może się odbywać z góry na dół i odwrotnie,
- komunikację poziomą – ma miejsce wtedy, gdy przebiega między jednostkami znajdującymi się na tym samym poziomie w strukturze organizacyjnej,
- komunikacje diagonalną – jest w sytuacji, gdy komunikują się jednostki zajmujące różną pozycję w strukturze organizacyjnej,
- komunikację dośrodkową i odśrodkową – odbywa się między pracownikami zatrudnionymi w centrali i oddziałach firmy.
Do najważniejszych zasad jak należy prawidłowo się komunikować i czego należy unikać można zaliczyć następujące wskazania:
- poznaj swój styl komunikowania się,
- wyrażaj się jasno i rzeczowo,
- uwzględniaj selektywność drugiej osoby,
- unikaj uogólnień i opinii wartościujących,
- szanuj uczucia drugiej osoby,
- bądź uważnym słuchaczem i obserwatorem,
- zapewnij informację zwrotną,
- zadbaj o warunki otoczenia,
- zwracaj uwagę na mowę ciała,
- bądź wiarygodny.[2]
Komunikacja w organizacji pełni wiele istotnych funkcji. Należą do nich funkcje informacyjne, instruktażowe, kontrolne, motywacyjne oraz emocyjne. Wskazują one, jak ogromne znaczenie ma komunikowanie się w całym procesie zarządzania kadrami w przedsiębiorstwie. Towarzyszy mu ono począwszy od fazy preparacji (gdzie komunikacja służy zbieraniu informacji dotyczących potrzeb kadrowych oraz sposobu ich realizacji) przez wszelkie działania wykonawcze, odnoszące się do fazy realizacji (związane z wejściem, przejściem i wyjściem z organizacji), a na działaniach kontrolnych skończywszy.[3]
[1] A. Pocztowski, op. cit., s. 247
[2] Ibidem, s. 252
[3] Marzena Stor Komunikowanie się w organizacji w: T. Listwan (red.), Zarządzanie kadrami, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2004, s. 289