Organizacja pracy umożliwia wykonanie pracy na określonym poziomie i w określonym czasie. Tworzy warunki, gwarantuje właściwe wykorzystanie kwalifikacji ludzi i produktów ich pracy. Dzieje się tak dlatego, że jej podstawowym zadaniem jest taki dobór, rozmieszczenie i połączenie ludzi w procesie pracy, aby realizacja tego procesu była możliwa przy najmniejszych nakładach środków materialnych i pracy żywej. (Jasiński, 1988).
Istota organizacji pracy oznacza, że może być ona wykorzystywana przez kierownictwo firmy jako uniwersalny i stosunkowo niedrogi środek motywowania ludzi do pracy oraz jako środek umożliwiający rzeczywiste uczestnictwo pracowników w zarządzaniu pracą.
Rozwiązania w zakresie organizacji pracy mogą być różne, podobnie jak ich wartość motywacyjna. Przez długi czas panował pogląd (wyrażany między innymi przez F. W. Taylora), że najlepsza organizacja pracy to taka, która gwarantuje:
– głęboki podział operacyjny, wysoka specjalizacja wykonawców,
– wyraźne rozdzielenie funkcji koncepcyjnych, przygotowawczych, wykonawczych i kontrolnych.
Uważano, że wydajność pracy można osiągnąć tylko poprzez daleko idący podział pracy. Zakładano, że dla każdego zadania istnieje tylko jeden sposób wykonania, który może być określony przez kierownictwo, a jego wykonanie jest tym łatwiejsze, im gorsza jest treść pracy (struktura, zakres i sposób wykonania). Zakładano, że tylko w ten sposób można doprowadzić do zgodności celów kierownictwa i bezpośredniego wykonawcy, czyli osiągnąć wysoką wydajność i odpowiednie zarobki traktowane jako jedyna motywacja działań wykonawcy.
Możemy teraz mówić o „nowym typie” pracownika. Pracownik o wyższych kwalifikacjach i aspiracjach zawodowych – pracownik, który podejmując pracę, nie tylko kieruje się chęcią zysku, ale także stawia dodatkowe wymagania:
Wzrost poziomu edukacji i kwalifikacji rozbudził nowe potrzeby pracowników. Nie są to już tylko potrzeby fizjologiczne i bezpieczeństwa, ale także potrzeby:
- rozwój, czyli potrzebę wykorzystania i dalszego doskonalenia swoich umiejętności,
- zmiana, wyrażająca się w chęci zrobienia czegoś tubylczego, innego i nowego, przełamującego monotonię i zmęczenie,
- odpowiedzialność, wyrażająca się w dążeniu do samodzielności i samoafirmacji,
- zorientowanie na problemy jednostki organizacyjnej, w której pracuje (chce mieć dostęp do informacji),
- szacunek i uznanie.
Te potrzeby w obecnych warunkach mogą być wykorzystane jako podstawowe motywy działania, jako narzędzie stymulujące ludzką aktywność w procesie pracy.
Obecnie stosuje się różne motywacyjne formy organizacji pracy. Ich siła motywacyjna różni się w zależności od wieku wykonawców, płci, poziomu i rodzaju wykształcenia, doświadczenia zawodowego, pozycji zawodowej czy panujących wzorców kulturowych. Duże znaczenie ma środowisko społeczne, z którego pochodzi pracownik.
Organizacja pracy może stać się źródłem motywacji wewnętrznej tylko wtedy, gdy kierownictwo stosuje takie formy organizacji pracy, które są w stanie zaspokoić oczekiwania wykonawców wobec pracy, stworzyć warunki do samorealizacji, umożliwić satysfakcję z pracy, przyczynić się do powstania człowieka zadowolonego ze swojej pracy.
W przypadku pracy indywidualnej możliwe są następujące formy organizacji pracy:
- obrót,
- przedłużenie pracy,
- wzbogacając pracę.
W środowisku zespołowym wzrost motywacji można uzyskać poprzez tworzenie małych zespołów roboczych (tzw. grupowe formy organizacji pracy).
Organizacja pracy jest kluczowym elementem motywacji pracowników i ma ogromny wpływ na ich wydajność oraz satysfakcję z wykonywanych obowiązków. Jasno określone cele pozwalają pracownikom zrozumieć, czego się od nich oczekuje i jakie są priorytety organizacji. Regularne oceny i informacje zwrotne pomagają pracownikom śledzić swoje postępy i wprowadzać ewentualne korekty. Efektywne zarządzanie czasem, w tym priorytetyzacja zadań, pozwala na lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów i minimalizację stresu związanego z pracą. Przemyślany podział pracy oraz unikanie przeciążania poszczególnych pracowników przyczyniają się do większej efektywności i zadowolenia z pracy.
Dobrze zorganizowane stanowisko pracy, które jest ergonomiczne i komfortowe, wpływa pozytywnie na samopoczucie i zdrowie pracowników. Pozytywna kultura organizacyjna, oparta na współpracy i wsparciu, motywuje pracowników do zaangażowania i lojalności. Możliwości rozwoju zawodowego i szkoleń motywują pracowników do podnoszenia swoich kwalifikacji i osiągania lepszych wyników. Jasno określone możliwości awansu i rozwoju kariery zawodowej motywują do długofalowego zaangażowania w firmie. Delegowanie odpowiedzialności i umożliwienie pracownikom podejmowania decyzji zwiększa ich poczucie wartości i motywację. Elastyczne godziny pracy i możliwość pracy zdalnej mogą przyczynić się do lepszego balansowania życia zawodowego i prywatnego, co również wpływa na motywację.
Transparentna i otwarta komunikacja wewnątrz firmy buduje zaufanie i zaangażowanie pracowników. Budowanie silnych zespołów i promowanie współpracy oraz wymiany wiedzy sprzyja tworzeniu wspólnoty i zwiększa motywację. Regularne docenianie i nagradzanie osiągnięć pracowników motywuje ich do dalszego zaangażowania i podnoszenia swoich wyników. Wprowadzenie różnych systemów motywacyjnych, takich jak premie, programy lojalnościowe czy nagrody rzeczowe, może dodatkowo zwiększyć zaangażowanie pracowników. Dobrze zorganizowana praca nie tylko poprawia efektywność operacyjną firmy, ale także znacząco wpływa na motywację i satysfakcję pracowników.