Teoria X opiera się na trzech podstawowych twierdzeniach:
- przeciętny człowiek unika pracy i jeśli to tylko możliwe uchyla się od nałożonych na niego obowiązków, ponieważ z reguły każdy jest leniwy i nienawidzi pracy, większość pracowników powinna być stale kierowana, kontrolowana i poddawana działaniu nieustannych bodźców (nagród i kar),
- przeciętny człowiek unika odpowiedzialności, nie ma ambicji, a jakość wykonywanej przez niego pracy jest niska.
W tej sytuacji kierownik musi upodobnić się do dziewiętnastowiecznego właściciela fabryki, który eksploatuje pracownika ponad jego siły, bez przerwy go nadzoruje i wypłaca minimalna pensję, a warunki pracy są zatrważające. Teoria ta opiera się na hierarchicznym podejściu do zarządzania, gdzie motorem ludzkich działań jest bardziej chęć uniknięcia kary niż stymulowanie inicjatywy. W rezultacie pracodawcę nie interesuje rozwój pracowników, ani ich motywowanie do pracy, gdyż z łatwością na ich miejsce można znaleźć kolejnych chętnych. Pracownicy tacy są manipulowani przez firmę i uzależnieni od pracodawcy. Takie podejście jest stosowane także dzisiaj przez wiele firm, a pracowników zadowala praca z socjalistycznych czasów ”Czy się stoi czy się leży pensja i tak się należy”.
Motywowanie w takich firmach ogranicza się najwyżej do dwóch dolnych poziomów hierarchii potrzeb Maslowa, tj. potrzeb fizjologicznych i potrzeb bezpieczeństwa, oraz dodatkowo ma raczej charakter groźby pozbawienia pracownika możliwości zaspokojenia tych potrzeb niż oferty ich uzupełnienia jako dodatkowego bodźca.
Silne związki wewnątrz grupy pracowników znoszących te same ciężkie warunki mogą zapewnić pewną satysfakcję społeczną, ale raczej nie wpłyną pozytywnie na wydajność. Z perspektywy Herzberga w takiej firmie jedynie czynnikom higieny poświęca się jakąś uwagę, żadnego działania nie podejmuje się w zakresie czynników motywujących.
Teoria X Douglasa McGregora jest jedną z dwóch kluczowych teorii przedstawionych w jego książce „The Human Side of Enterprise” z 1960 roku. Teoria X opisuje pewien zestaw założeń dotyczących natury ludzkiej i zarządzania, które miały miejsce w organizacjach w tamtych czasach. Oto główne punkty Teorii X:
- Negatywne podejście do pracy: Ludzie naturalnie unikają pracy i starają się pracować tak mało, jak to możliwe. Praca jest postrzegana jako coś nieprzyjemnego, a ludzie wolą unikać jej, jeśli tylko mogą.
- Potrzeba kierowania i kontroli: Ludzie wymagają silnego kierowania, nadzoru i kontroli ze strony przełożonych. Bez tej kontroli, ludzie będą się próbować wyłamywać i unikać odpowiedzialności.
- Brak ambicji: Ludzie nie lubią odpowiedzialności i ambicji, preferując być kierowani i kontrolowani przez innych.
- Motywacja poprzez kary i nagrody: Głównym motywatorem jest system nagród i kar. Ludzie będą pracować tylko wtedy, gdy otrzymają odpowiednie nagrody lub będą się obawiać kar.
- Ograniczona kreatywność: Ludzie mają ograniczone zdolności do twórczego myślenia i innowacyjności. Większość pracowników preferuje proste, rutynowe zadania.
Teoria X odzwierciedlała poglądy często spotykane w organizacjach hierarchicznych tamtych czasów, gdzie dominował autorytarny styl zarządzania. McGregor przedstawił Teorię X jako przeciwwagę dla swojej Teorii Y, która promowała bardziej humanistyczne podejście do zarządzania, zakładające większe zaufanie do pracowników i zachęcanie ich do samodzielności oraz odpowiedzialności.
Teoria X była krytykowana za uproszczenie i nadmierną generalizację ludzkiej natury oraz za promowanie stosunkowo represyjnych metod zarządzania. Jednakże, jej istnienie było ważnym punktem odniesienia w rozwoju teorii zarządzania i motywacji pracowników, ponieważ podkreślała potrzebę zmiany podejść zarządzania w kierunku bardziej partycypacyjnego i humanistycznego.